Pas facile de se retrouver dans un programme informatique quand on n’a pas été bien formé, ou qu’on ne sait pas à quoi il sert. Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ? A quoi ça sert ? Est-ce qu’il peut m’être utile dans mon travail ? Renseignez-vous auprès de fournisseurs qui savent répondre à vos questions pour adapter leur produit à vos besoins, comme ce site par exemple.
Une plateforme de mise en commun des données
Définition
Un logiciel « Entreprise Ressource Planning » en anglais est un outil complet et complexe pour vous aider dans la gestion de votre production au quotidien. On l’appelle en français PGI (pour Progiciel de Gestion Intégré), ou solution de planification des ressources de l’entreprise. Là où le logiciel CRM gère vos relations avec la clientèle, le logiciel ERP a pour vocation de gérer vos biens.
Il peut être amené à gérer divers éléments selon votre activité :
- vos achats
- vos stocks
- votre production
- vos ventes
- Etc…
Utilité de ce gestionnaire
L’idée de cette solution informatique : rassembler et relier vos données pour vous permettre d’accéder à une même plateforme pour tout le personnel. Beaucoup plus pratique que de s’envoyer des documents travaillés et retravaillés, ici l’information vous est donnée en temps réel : si l’un des employés habilité change une donnée, vous y avez accès directement.
De plus, la modification de cette donnée impacte dans le même temps les autres pôles, appelés modules, qui transforment leurs propres chiffres à leur tour. Vous choisissez qui a accès à telles ou telles données, et qui peut les modifier.
Le principal frein à l’acquisition d’un logiciel ERP est évidemment son coût : une solution de cette complexité n’est pas accessible et n’a que peu d’intérêt pour les autoentrepreneurs et les TPE. Il devient intéressant en revanche à partir du moment où vous êtes suffisamment nombreux dans une structure pour devoir mettre en place une plateforme de mise en commun des données.
Avantages d’un tel fonctionnement
L’optimisation de la gestion de vos ressources
Parmi les nombreux avantages que constitue la mise en place d’un tel programme, on dénombre les suivants :
- Accès aux données à l’envie donc finie la perte de temps à courir après les infos
- Pas de perte de données (les fichiers sont concentrés sur un serveur ou un poste interne)
- Peu de marge d’erreur (liée à des erreurs de calcul par exemple)
- Plus de transparence et de contrôle des différents pôles de gestion
- Moins de perte de temps à contrôler les données pour éviter les erreurs humaines
- Un meilleur contrôle de l’accès aux données confidentielles
- L’accès à vos données n’importe où sur vos écrans préférés
Autre possibilité intéressante en option du logiciel ERP : le mode SaaS, qui délocalise vos données sur un serveur externe, vous permettant d’y avoir accès même en déplacement.
Pourquoi est-ce un bon investissement ?
Plus qu’un simple matériel optionnel, c’est toute la manière de gérer les ressources qui doit être revue, et c’est un autre argument qui arrête certaines entreprises. Le logiciel ERP doit récolter vos informations, et vous devez apprendre à vous en servir.
Pas seulement vous : tout le personnel doit se plier désormais à une méthode de gestion qui n’était pas la sienne, et se familiariser avec un outil informatique parfois un peu difficile d’accès, il faut bien l’avouer. Choisissez bien le gestionnaire en fonction de de vos besoins et des attentes de vos collègues, impliquez les dans ce choix. Motivez votre personnel : la principale raison d’une mauvaise utilisation de l’outil est le manque de sensibilisation des employés au programme.
Une relation de confiance avec son fournisseur
Plus que l’achat d’une licence classique, vous embarquez à long terme dans une relation de confiance avec un fournisseur professionnel qui pourra vous conseiller tout au long de l’utilisation du gestionnaire.
Il va d’abord vous accompagner dans la mise en place de cet outil, en l’installant, en le faisant tester par vos équipes, en répondant à vos questions. Il pourra vous aider à former vos collaborateurs, et bien sûr améliorer le service qu’il vous propose. Il existe par exemple des modules optionnels pour adapter le logiciel ERP aux besoins de votre entreprise.
